Всегда ли при составлении документов организации их необходимо скреплять печатью?

Начнем с деловых документов. Буквальное прочтение Трудового кодекса РФ позволяет сделать вывод, что проставление печати обязательно лишь в трудовой книжке (при внесении записи на титульном листе и записи об увольнении): для остальных документов (приказы, распоряжения) такое требование не установлено.

Теперь что касается доверенностей и договоров. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица должна быть заверена печатью этой организации. А вот для гражданско-правовых договоров такое условие не установлено: согласно ст. 160 ГК РФ скрепление печатью не является обязательным требованием, предъявляемым к письменной форме сделки. Это подтверждает и судебная практика (см. постановления ФАС МО от 15.02.2002 по делу № КГ-А40/384-02, от 26.02.2004 по делу № КА-А40/799-04, от 25.01.2005 по делу № КА-А40/12921-04).

Если говорить о первичных и налоговых документах, то проставление печати на них необязательно, если только иное не установлено в Налоговом кодексе РФ, федеральном законе № 129-ФЗ от 21.11.1996г. «О бухгалтерском учете» и официально утвержденных унифицированных формах таких документов. Например, в унифицированной форме товарной накладной (форма № ТОРГ-12) предусмотрено место для печати грузополучателя, поэтому при ее отсутствии документ будет считаться составленным с нарушениями. Что касается документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то правила их оформления указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998г. № 34н): печать в качестве обязательного реквизита в данных документах не называется.

В последнее время все больше в деловом обороте используется электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая заменяет не только собственноручную подпись, но и печать (в соответствии со ст. 19 Федерального закона от 10.01.2002г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Поэтому скреплять ЭЦП можно не только договоры, для которых наличие печати не является обязательным требованием, но и документы, печать на которых необходима в силу закона.