Как организовать учёт печатей в коммерческой фирме с нуля?

1. В первую очередь необходимо выделить конкретного сотрудника предприятия отвечающего за учёт печатей на предприятии. Именно он будет отвечать за соблюдение правил учета и контролировать этот процесс в полном объеме. Однако, прежде чем на кого-либо официально возложить ответственность за ведение учета печатей и штампов, необходимо провести сверку и убедиться, что все зарегистрированные в "Журнале учета" печати и штампы организации находятся в целости и сохранности. Если такого журнала нет, то сверка поможет его завести.

2. Работу по учету печатей и штампов нужно регламентировать приказом по организации, в котором руководство должно возложить соответствующие обязанности на конкретных сотрудников. Необходимо предусмотреть в приказе пункты об ответственности руководителей структурных подразделений за проведение сверки в их подразделениях.

3. Рекомендуется заранее подготовить бланки актов сверки, в которых следует предусмотреть место для оттиска печати или штампа и для росписи ответственного за них сотрудника (с указанием его фамилии и должности). Акты сверки заверяются руководителями соответствующих структурных подразделений.

4. Если при проведении сверки выявляется отсутствие каких-либо печатей или штампов, то необходимо составить акт об этом факте. Обнаруженные незарегистрированные печати и штампы, естественно, нужно взять на учет.

5. По результатам сверки в организации появляется объективная информация о состоянии дел с печатями и штампами, на основании которой можно будет разработать предложения по совершенствованию этой работы. Эти предложения вместе с итоговыми результатами сверки следует доложить руководству.

6. Если в организации отсутствуют какие-либо внутренние правила изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, рекомендуется рассмотреть вопрос об их разработке. Такой документ никогда не будет лишним.